19 Nov Organizzazione del lavoro: 4 consigli che possono aiutarti
Tutto quello che fai ha bisogno di una certa organizzazione, dalle attività quotidiane lavorative alla tua vita personale. Essere ben organizzato ti permette di vivere al meglio il tempo a disposizione, senza troppe ansie e con il sorriso.
Nel nostro lavoro entriamo in contatto con tantissimi professionisti e altrettante attività aziendali. Tutti concordano sul fatto che organizzarsi bene è essenziale, ma non sempre così facile come si vorrebbe. Sì, anche noi concordiamo, ma ci sono alcune buone pratiche che possono aiutare anche te a dare ordine alle attività da fare, e gestire ognuna di esse nel migliore dei modi, con le risorse e i tempi che hai a tua disposizione.
Per questo articolo abbiamo raccolto 4 consigli per aiutarti a organizzare al meglio il tuo lavoro. Sei pronto a dare una svolta alle tue giornate lavorative? La componente principale sarà il tuo impegno, ma puoi iniziare da queste facili regole.
Regola #1: inizia dall’ordine attorno a te
Parliamoci chiaro: non puoi pensare di viaggiare sereno se dissemini attorno a te continui ostacoli, distrazioni e imprevisti. Se vuoi davvero aspirare a giornate tranquille e spedite, inizia dal creare la condizione favorevole per riuscirci davvero.
Partiamo dalle cose pratiche, quindi dallo spazio fisico in cui lavori. Com’è la tua postazione di lavoro? Quanto presti attenzione normalmente al suo ordine e alla sua pulizia? “Se avessi il tempo di pensarci non starei leggendo questo articolo” risponderai, ma è proprio questo uno dei punti iniziali: dedica anche solo 5 minuti al giorno per mantenere lo spazio circostante in ordine e avere un tuo spazio vitale. Avrai già posto delle basi solide.
Farlo sarà semplice usando la tecnica del bersaglio. Se ancora non lo conosci, immagina di vedere attorno a te tre cerchi e di definire gli elementi al suo interno in base alla loro reale importanza:
- Cerchio verde. È l’area più vicina a te, in cui devi tenere solo le cose strettamente necessarie al tuo lavoro: computer, mouse e tastiera.
- Cerchio arancione. Si tratta dello spazio appena più lontano, che ti è possibile raggiungere con un veloce spostamento. Qui dovrai tenere tutto ciò che potrebbe esserti utile per il tuo lavoro, come le pratiche che devi seguire quel giorno, penne, evidenziatori e tutto ciò che usi più frequentemente.
- Cerchio rosso. L’area più lontana dalla tua zona di lavoro, sempre facilmente raggiungibile ma con uno sforzo maggiore. Qui potrai lasciare gli elementi non strettamente necessari al tuo lavoro, per non essere distratto inutilmente ma avere tutto a portata in caso di necessità.
Con questa tecnica non ti sarà difficile rimanere concentrato sul lavoro perché avrai solo gli elementi strettamente necessari vicino a te e avrai ridotto al minimo ogni tipo di distrazione.
Un ultimo consiglio a proposito dell’ordine: abbiamo parlato di spazio fisico, ma anche lo spazio virtuale ha un grande peso se lavori al computer. Il desktop del tuo pc deve essere lo specchio della tua scrivania: ordinato, con solo gli elementi essenziali allo svolgimento dei compiti più imminenti.
Se credi che questa sia una missione davvero impossibile per te, abbiamo qualcosa che potrebbe aiutarti. Esistono online degli sfondi per desktop che dividono lo spazio in due: un’area per le risorse preferite (le più utilizzate) e una sezione per i tuoi “to-do” (i file che userai nei prossimi giorni). Tutto il resto semplicemente non ha uno spazio e dovrai archiviarlo. Un metodo davvero semplice, che non lascia scampo all’indecisione e nemmeno alla pigrizia.
Regola #2: crea la tua routine quotidiana
Non c’è cosa peggiore di arrivare a fine giornata sapendo di non aver fatto quella cosa che avresti dovuto fare fin dall’inizio. Eppure non ci sei proprio riuscito, tra una riunione, una chiamata e l’urgenza dell’ultimo minuto.
Questa è una delle cose che crea più frustrazione durante la giornata lavorativa, soprattutto se quei compiti ti sono stati assegnati e devono essere portati tassativamente a termine ogni giorno. Per prima cosa, quindi, è fondamentale definire una routine quotidiana, con tempi e momenti per ogni cosa che già puoi programmare. In questo modo anche il carico di lavoro più significativo potrà essere organizzato in modo efficiente all’interno delle tue mansioni ordinarie.
Innanzitutto, quindi, identifica gli elementi che non possono mancare nella tua routine lavorativa quotidiana: controllare le e-mail, registrare dei dati, fare report e inviare riepiloghi a clienti e/o colleghi. Molto bene. Una volta fatta la lista, individua per ognuno di questi punti il momento migliore della giornata per occupartene e blocca quindi questi momenti per adempiere a queste attività. Se durante la giornata i programmi dovessero cambiare, non farti trovare impreparato: nei tempi che ti rimangono a disposizione per i progetti in entrata, riserva sempre uno spazio per il recupero di attività che non hai potuto svolgere prima e il gioco è fatto!
Ricorda però che, come le urgenze, anche i compiti ricorrenti non devono monopolizzare la tua giornata. Quante volte, ad esempio, rimani incollato alle e-mail? Non preoccuparti, capita a molti, ma è un’abitudine che devi cambiare per organizzarti al meglio. Definisci quindi la frequenza con cui ritieni di dover svolgere quel compito, distribuisci i momenti individuati in punti strategici della giornata e cerca di attenerti il più possibile a questo piano. Vedrai che ti aiuterà molto ad essere più libero e anche molto più produttivo.
Regola #3: impara a dare delle priorità
Questo è un punto critico per molti. Assegnare delle priorità in un mare di compiti può sembrare un’impresa epica, ma anche per questo ti abbiamo riservato qualche buon trucchetto.
Non parliamo dell’inflazionata codifica a colori (anche se può essere molto efficace quando abbinata ad altre tecniche), ma di un sistema più ordinato e metodico per definire cosa fare subito, cosa rimandare a un altro momento e cosa lasciare in standby. Stiamo parlando della matrice di Eisenhower.
Si tratta di una ripartizione in quattro aree sulla base di due fattori: importanza e urgenza. Ecco come è composta:
- Importante e urgente. Le attività che si trovano in quest’area devono essere svolte per prime, senza ulteriori attese. Andranno inserite quindi nella pianificazione giornaliera.
- Importante ma non urgente. È importante ricordare questi compiti, ma ora non è il momento di svolgerli. Per questo devi riprogrammarli a un altro giorno senza che arrivino a uno stadio di urgenza.
- Urgente ma non importante. Fanno parte di questa categoria quelle attività abbastanza duttili e ripetitive, che per questo non hanno bisogno di avere necessariamente la tua più completa attenzione. Proprio in questo momento devi imparare a delegare e lasciare che di questo si occupi un tuo collaboratore.
- Né urgente, né importante. Se hai poco tempo a disposizione, questo è esattamente quel compito che puoi tralasciare. Chiaramente, non dimenticartene, ma spostalo a più avanti per riprogrammarlo quando avrà una maggiore definizione o quando troverai un momento per occupartene.
Con questa tecnica ti sarà sicuramente più semplice definire le priorità nel tuo lavoro e nelle attività quotidiane. Non ti resta che provare!
Regola #4: attiva strumenti di project management
Se hai già messo in pratica i nostri primi tre consigli, sappi che sei già a un livello avanzato di organizzazione. Le indicazioni di base che ti abbiamo fornito sono la premessa per passare al nostro ultimo consiglio per organizzare e ottimizzare il tuo lavoro.
Quando si parla di project management è facile oggi pensare ai tanti strumenti online messi a nostra disposizione. Prima, però, rifletti su quello che hai già al tuo servizio.
Se c’è una cosa che sappiamo, è che il nostro subconscio ci conosce molto più di quanto noi stessi crediamo. Per questo motivo, prima di approcciare nuovi metodi, osserva bene gli strumenti e le tecniche che già utilizzi. Molto spesso ciò che metti in pratica è la modalità che più si adatta alle tue personali esigenze, quindi parti da questo punto per ottimizzare il tuo modo di operare.
Usi spesso carta e penna per mettere ordine tra le idee? Prediligi allora sistemi visivi per organizzare il tuo lavoro. Il calendario è il tuo immancabile compagno nelle dure giornate lavorative? Di certo dovrai appoggiarti a strumenti che includano questo genere di visualizzazione e funzionalità. Ancora, ti trovi bene a suddividere in liste i compiti che devi svolgere? Un programma schematico sarà di certo ciò che ti aiuterà meglio a organizzare le attività.
Oltre ai tanti espedienti su carta che abbiamo visto, oggi la tecnologia mette a disposizione davvero tantissime applicazioni di project management per rendere ancora più efficiente la tua pianificazione lavorativa.
I vantaggi sono innumerevoli, tra cui:
- facile accessibilità a dati e risorse ovunque sei e in qualsiasi momento;
- pratica archiviazione delle informazioni, per recuperarle agevolmente anche a distanza di tempo;
- comoda organizzazione di eventi ricorrenti, grazie alla ripetizione automatica di appuntamenti con cadenza fissa;
- immediata visualizzazione degli incarichi assegnati e del loro stato, per una più veloce condivisione dell’avanzamento lavori all’interno del team.
La tecnologia è un supporto fondamentale per ottimizzare e rendere ancora più efficiente il nostro lavoro e l’utilizzo di tempo. Scegliere la piattaforma più giusta per il tuo personale modo di organizzare il lavoro e per la tipologia di progetti che segui è però altrettanto importante. Non avere quindi timore di provarne più di uno e di fare quanti tentativi serve per trovare lo strumento che ti può aiutare davvero.
Siamo sicuri che questi consigli ti saranno preziosi per affrontare ogni percorso lavorativo in modo più sereno e produttivo.
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